Klubbstadgar

Följande stadgar har antagits vid tre månadsmöten år 2013.

Stadgar för Vetlanda Fotoklubb

1. Föreningens firma är Vetlanda Fotoklubb. Föreningen har sitt säte i Vetlanda kommun, Jönköpings län.

Klubben är en ideell, religiöst och politiskt obunden förening. Föreningens verksamhetsår är lika med kalenderår.

2. Klubbens ändamål är att främja intresset för ämnesområdet fotografi. Här inräknas såväl information om den tekniska delen av fotokonsten samt övning och lärande i bildbedömning bildanalys etc.

3. Verksamheten skall bedriva dels internt bland klubbens medlemmar, dels externt med  information om klubben och dess verksamhet

4. Organisationstillhörighet. Föreningen är ansluten till Riksförbundet Svensk Fotografi, Sveriges fotoklubbar.(RSF). Klubbmedlemmarna har därmed rätt att delta i tävlingar anordnade av RSF och dess underavdelning Östsvenska Fotodistriktet.

5. Medlem är den som anmält intresse för medlemskap och lämnat erforderliga personuppgifter. Första året är medlemskap giltigt utan avgift. För fortsatt medlemskap påföljande kalenderår, erfordras att medlemsavgift enligt gällande årsmötesbeslut erläggs. Medlemskap förutsätter att årsavgiften betalats senast den 30 april aktuellt verksamhetsår. Har avgiften inte erlagts ombeds medlemmen om en förklaring om han önskar kvarstå i föreningen. Kan överenskommelse då inte träffas om hur och när avgiften skall erläggas utesluts medlemmen ur klubben och har ej längre rätt att delta i tävlingar.

6. Årsmötet. Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ och lämnar riktlinjer för hur det kommande kalenderårets verksamhet skall bedrivas. Vid årsmötet har varje medlem en röst. Vid lika röstetal avgör ordföranden.

Klubben leds av en styrelse som väljs på årsmöte. Styrelsen består av ordföranden (väljes alltid på ett år) och sex övriga medlemmar. Valet av övriga medlemmar skall ske så att minst tre medlemmars mandattid sträcker sig över två kommande verksamhetsår. Högsta sammanhängande mandattid för en styrelsemedlem bör vara tio år.

Föreningen tecknas av ordföranden och kassören var för sig.

Val till styrelse sker genom öppen omröstning men skall ske som sluten omröstning om någon begär detta. I övriga frågor sker röstning öppet, eventuellt efter votering med rösträkning.

Årsmöte hålles senast under januari månad kalenderåret efter verksamhetsåret. Vi årsmötet skall följande dagordning gälla:

1. Mötets öppnande.

2. Fråga om mötet blivit stadgeenligt utlyst.

3. Fastställande av dagordning.

4. Föredragning av föregående protokoll.

5. Val av ordförande respektive sekreterare för mötet.

6. Val av två personer som tillsammans med ordförande justerar årsmötesprotokollet.

7. Styrelsens verksamhetsberättelse.

8. Redovisning av föreningens ekonomi.

9. Revisorernas berättelse.

10. Frågan om styrelsens ansvarsfrihet.

11. Val enligt ovan och punkt 9 nedan, samt val av valberedning

12. Val av representant med ersättare till RSF:s resp ÖSF:s årsstämma.

13. Val av kalendergrupp. (Se punkt 11 nedan.)

14. Ev inkomna motioner.

15. Övriga frågor, fastställande av årsavgifter mm.

7. Styrelsen. Styrelsen har ansvar att genomföra årsmötets övergripande beslut och att därvid leda föreningens verksamhet. Detta inkluderar även att sköta föreningens ekonomi och att planera föreningens månadsmöten. Vid styrelsemöte har varje styrelsemedlem en röst. Vid lika röstetal avgör ordföranden. För beslut krävs att minst fyra styrelsemedlemmar är närvarande. Styrelsen kallar till styrelsemöte på sätt som styrelsen finner lämpligt.

Ordföranden väljs av årsmötet. I övrigt konstituerar sig styrelsen själv. Av funktioner skall i styrelsen finnas sekreterare och kassör. Det år också lämpligt att styrelsen inom sig utser tävlingsledare och programansvarig samt media- och pressansvarig.

Styrelsen har rätt att utse medlem till hedersmedlem. I sådant fall är vederbörande befriad från årsavgifter. Även person utanför klubben kan kallas till hedersmedlem. I sådant fall skall skälen framgå i samband med beslutet.

Förutom hantering av föreningens ekonomi ingår i kassörens uppgift att föra aktuell medlemsförteckning.

Förutom handhavande av föreningens handlingar ingår i sekreterarens uppgift att kalla till årsmöte och månadsmöten. Kallelse till årsmöte skall vara medlem tillhanda senast 14 dagar före mötet. Kallelse sker med post eller annat lämpligt kommunikationssätt. Kallelse till månadsmöten skall på samma sätt vara medlem tillhanda senast 7 dagar före mötet.

Protokoll skall upprättas av sekreteraren vid såväl styrelsemöten som månadsmöten och så snart som möjligt finnas tillgängliga i klubblokalen.

8. Under året ska minst åtta medlemsmöten (månadsmöten) hållas. Extra medlemsmöte, för behandling av särskild fråga, ska hållas om styrelsen fattar beslut om detta eller om minst en tredjedel av medlemmarna begär att sådant ska hållas. Kallelse etc skall då ske som vid vanligt månadsmöte.

9. Kontroll och granskning av föreningens verksamhet bedrivs av revisorerna. Två revisorer samt en revisorssuppleant väljs vid årsmötet. En av de ordinarie revisorerna ska vara vald för kommande två verksamhetsår. Revisorssuppleant väljs för en tid av ett år. Revisorerna skall i god tid före årsmötet erhålla tillgång till klubbens räkenskaper för stadgeenlig revision. Revisionsberättelse upprättas och uppläses på årsmötet, se ovan. I val av revisorer  äger styrelseledamot ej rätt att delta.

10. I anslutning till årsmöte kan medlem i föreningen inlämna skriftligt förslag (motion) angående föreningens verksamhet och/eller mål till styrelsen. Detta skall ske senast inom två veckor före årsmötet.

11. Särskilda verksamheter.

Den interna verksamheten består traditionsenligt till stor del av dels en omfattande tävlingsverksamhet, dels produktion och försäljning av en årlig fotokalender, som då äganderättsligt tillhör föreningen.
Årsmötet skall besluta om dessa verksamheter skall fortsätta under verksamhetsåret. Om årsmötet inte finner att någon särskild fråga bör avgöras av årsmötet, delegeras verksamheterna i så fall i sin helhet till styrelsen, resp till utsedd kalendergrupp, se val under punkt 6 ovan.

12. För ändring av dessa stadgar krävs likalydande beslut vid två på varandra följande möten. Som möten räknas då årsmöte, extra medlemsmöte och månadsmöte. Beslut om ändring skall stödjas av minst två tredjedelar av medlemmarna

13.  Föreningen kan upplösas om två tredjedelar av medlemmarna framför sådant yrkande. Yrkande ska då framställas på två på varandra följande medlemsmöten, där ett ska utgöras av årsmötet.

Har beslut om upplösande meddelats deponeras klubbens tillgångar och ev inventarier hos Vetlanda Museum. Om ett antal medlemmar inom ett år efter klubbens upplösande bildar ny klubb med jämförbar målsättning, kan medlen mm överlåtas till denna klubb. Förutsättning är dock att den nybildade klubben konstituerats med godkänd styrelse och att revisorer utsetts. Sker inget om- eller nybildande inom föreskriven tid tillfaller medlen Vetlanda Muséum.