Stadgar Vetlanda Fotoklubb

Förslag till Normaltstadgar för fotoklubbar anslutna till RSF
Stadgar antagna vid föreningens årsmöte 2018-01-25
samt vid medlemsmötet 2018-02-01.

Stadgar för Vetlanda Fotoklubb
§ 1 Namn
Föreningens namn är Vetlanda Fotoklubb. Föreningen får i tal och skrift tecknas Vetlanda FK {t.ex. en förkortning).

§ 2 Ändamål och verksamhet
Föreningens ändamål är att utveckla och främja den fotografiska konsten, samt genom fotografisk bild söka bevara kulturen i kommunen, liksom att skapa förutsättningar för en meningsfull fritid åt föreningens medlemmar i alla åldrar. Klubben är en ideell, religiöst och politiskt obunden förening. Föreningens verksamhetsår är lika med kalenderår. Verksamheten skall bedriva dels internt bland klubbens medlemmar, dels externt med information om klubben och dess verksamhet

§ 3 Förbundstillhörighet
Föreningen är ansluten till Riksförbundet Svensk Fotografi, Sveriges Fotoklubbar (RSF), samt till Östsvenska Fotodistriktet. Klubbmedlemmarna har därmed rätt att delta i tävlingar anordnade av RSF och dess underavdelning Östsvenska Fotodistriktet.

§ 4 Säte
Föreningen skall ha sitt säte i Vetlanda kommun.

§ 5 Föreningens angelägenheter
Förvaltningen av föreningens angelägenheter handhas av en årsmötet vald styrelse bestående av ordförande och två, fyra, sex eller åtta ordinarie styrelseledamöter.

§ 6 Firmatecknare
Föreningens firma tecknas av styrelsen eller av styrelsen utsedda personer, ordförande och kassör.

§ 7 Medlemskap
Den som delar föreningens målsättning, samt är beredd att följa dess stadgar, äger rätt att bli medlem i föreningen. Medlem är den som anmält intresse för medlemskap och lämnat erforderliga personuppgifter. Första året är medlemskap giltigt utan avgift. För fortsatt medlemskap påföljande kalenderår, erfordras att medlemsavgift enligt gällande årsmötesbeslut erläggs. Medlemskap förutsätter att årsavgiften betalats senast den
30 april aktuellt verksamhetsår. Har avgiften inte erlagts ombeds medlemmen om en förklaring om han önskar kvarstå i föreningen. Kan överenskommelse då inte träffas om hur och när avgiften skall erläggas utesluts medlemmen ur klubben och har ej längre rätt att delta i tävlingar. Styrelsen har rätt att utse medlem till hedersmedlem. I sådant fall är vederbörande befriad från årsavgifter. Även person utanför klubben kan kallas till hedersmedlem. I sådant fall skall skälen framgå i samband med beslutet.

§ 8 Möten och årsmöten
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ och lämnar riktlinjer för hur det kommande kalenderårets verksamhet skall bedrivas. Vid årsmötet har varje medlem en röst. Vid lika röstetal avgör ordföranden.
• Föreningens ordförande, eller av denne utsedd person, inleder samtliga möten och tillser att ordförande och sekreterare, samt justeringsmän, tillika rösträknare, utses av mötet.
• Föreningen har, utöver årsmötet, minst 4 styrelsemöten årligen, eller när styrelsen anser det erforderligt.
• Kallelse till medlemsmöte skall vara medlemmarna tillhanda senast 7 dagar före mötet.
• Kallelse till årsmöte skall vara medlemmarna tillhanda senast två veckor före mötet.
• Föreningen träffas i regel en gång/er i månaden under tiden 1 januari t.o.m. 31 december , dock minst 8 gånger årligen.
• Extra medlemsmöte, för behandling av särskild fråga, ska hållas om styrelsen fattar beslut om detta eller om minst en tredjedel av medlemmarna begär att sådant ska hållas. Kallelse etc skall då ske som vid vanligt månadsmöte.

§ 9 Extra årsmöte
Kallelse till extra årsmöte kan ske på styrelsens förslag eller om minst en femtedel (1/5) av föreningens medlemmar påkallar detta. Extra årsmöte får endast behandla den eller de frågor som föranlett dess kallande. Finner revisorerna vid sin löpande granskning skäl att kalla till extra årsmöte skall revisorerna uppmana styrelsen att så göra. Har styrelsen inte inom 14 dagar följt revisorernas uppmaning äger revisorerna rätt att själva kalla till extra årsmöte.

§ 10 Ärenden vid årsmöte
Vid årsmötet som skall hållas före januari månads utgång, skall följande obligatoriska ärenden förekomma:
1. Mötets öppnande.
2. Fråga om årsmötets behöriga utlysande.
3. Val av mötesordförande samt 2 justeringsmän att jämte ordföranden justera årsmötesprotokollet. Justeringsmännen fungerar som rösträknare vid behov.
4. Styrelsens verksamhetsberättelse.
5. Revisorernas berättelse.
6. Fastställande av balansräkning.
7. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
8. Styrelsens förslag till budget för kommande verksamhetsår.
9. Fastställande av medlemsavgifter för kommande verksamhetsår.
10. Val av ordförande för en tid av ett år.
11. Val av ordinarie styrelseledamöter för en tid av två år. (Vid föreningens första årsmöte skall styrelsen väljas på ett år för att få kontinuitet, därefter väljs halva styrelsen vartannat år.)
12. Val av revisorer för en tid av ett år.
13. Val av revisorsuppleanter för en tid av ett år.
14. Val av sammankallande och ledamöter i valberedning, för förberedande av samtliga val vid nästa årsmöte.
15. Val av delegater, jämte ersättare, till Östsvenska fotodistriktets årsmöte för en tid av ett år.
16. Övriga val som årsmötet beslutar.
17. Beslut om omedelbar justering av punkterna 11-17
18. Motioner.
19. Officiella skrivelser och rapporter samt styrelsens förslag för den kommande verksamheten.
20. Mötets avslutande.

§ 11 Motioner
Motion skall vara skriftlig och styrelsen tillhanda senast tre veckor före årsmötet. Styrelsen skall med eget yttrande överlämna motionen till årsmötet (bifogas kallelsen). Endast medlemmar som erlagt medlemsavgift för året har motionsrätt.

§ 12 Styrelsen
• Styrelsen består av ordförande och två, fyra, sex eller åtta ordinarie ledamöter.
• Styrelsen utser inom sig vice ordförande, samt inom eller utom sig sekreterare och kassör, kommittéer och utskott. Protokoll justeras av ordföranden samt en justeringsman. • Kallelse till styrelsemöte skall vara styrelsen tillhanda senast 1 vecka/or före styrelsemötet.
• Utöver kallelsen skall föredragningslista jämte nödiga handlingar biläggas.
• Arbetsutskottet (AU) består om tre personer vanligtvis ordförande, sekreterare och kassör.
• Styrelsen sammanträder minst 4 gånger årligen eller när så erfordras.
• Styrelseledamot som ej har möjlighet att närvara vid styrelsemöte skall meddela ordförande om detta.
• Styrelsen är beslutsmässig då hälften av styrelsens ledamöter ar närvarande. Vid lika röstetal avgör ordförandens röst.
• Vid styrelsemöte äger, efter särskild kallelse av styrelsen, revisor, medlem eller annan sakkunnig närvara med yttrande- och förslagsrätt.
• Styrelsen skall närvara vid årsmöte.
• Högsta sammanhängande mandattid för en styrelsemedlem bör vara tio år.
• Det är också lämpligt att styrelsen inom sig utser tävlingsledare och programansvarig samt media- och pressansvarig.
• Förutom hantering av föreningens ekonomi ingår i kassörens uppgift att föra aktuell medlemsförteckning.
• Förutom handhavande av föreningens handlingar ingår i sekreterarens uppgift att kalla till årsmöte och månadsmöten. Kallelse till årsmöte skall vara medlem tillhanda senast 14 dagar före mötet. Kallelse sker med post eller annat lämpligt kommunikationssätt. Kallelse till månadsmöten skall på samma sätt vara medlem tillhanda senast 7 dagar före mötet.
• Protokoll skall upprättas av sekreteraren vid såväl styrelsemöten som månadsmöten och så snart som möjligt finnas tillgängliga i klubblokalen.

§ 13 Revisorer
Klubbens balans- och resultaträkning samt styrelsens förvaltning av klubbens angelägenheter ska årligen granskas av de av årsmötet utsedda revisorer. Revisorer och revisor-suppleanter väljs för en tid av ett år. Med ett år menas tid från det årsmötet då val skett till och med därpå kommande ordinarie årsmöte. Klubbens verksamhetsberättelse med balans- och resultaträkning ska överlämnas till revisorerna senast två veckor för ordinarie årsmöte. Revisorernas berättelse ska vara styrelsen tillhanda senast 4 dagar före ordinarie årsmöte. Ordinarie revisorer har rätt att begära få närvara vid styrelsens sammanträde. Ordinarie revisorer ska få protokoll från styrelsens sammanträden. Revisorerna har rätt att yrka att ett extra årsmöte ska hållas.

§ 14 Valberedning
Av årsmötet utsedd valberedning ska förbereda de val som stadgemässigt ska ske vid ordinarie årsmöte. Valberedningen ska bestå av tre ledamöter varav en sammankallande. Mandatperioden för sammankallande ska vara ett år och för övriga ledamöter två år. Sammankallande samt en ledamot ska väljas vid varje årsmöte. Efter beslut från styrelsen kan valberedningen beredas tillfälle att närvara vid styrelsesammanträde. Valberedningens sammankallande ska få protokoll från styrelsens sammanträden.

§ 15 Verksamhetsår
Föreningens verksamhetsår är 1/1 – 31/12. Senast två veckor före årsmötet skall föreningens räkenskaper, protokoll jämte övriga handlingar som anses erforderliga för revisionen, överlämnas till revisorerna för granskning.

§ 16 Föreningsbeslut
För föreningsbeslut erfordras enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden företräder. Den som erlagt gällande medlemsavgift äger rätt att delta med en (1) röst. Vid personval skall sluten omröstning ske om någon så begär.

§ 17 Medlemsavgift
Medlem är den som anmält intresse för medlemskap och lämnat erforderliga personuppgifter. Första året är medlemskap giltigt utan avgift. För fortsatt medlemskap påföljande kalenderår, erfordras att medlemsavgift enligt gällande årsmötesbeslut erläggs. Medlemskap förutsätter att årsavgiften betalats senast den 30 april aktuellt verksamhetsår. Har avgiften inte erlagts ombeds medlemmen om en förklaring om han önskar kvarstå i föreningen. Kan överenskommelse då inte träffas om hur och när avgiften skall erläggas utesluts medlemmen ur klubben och har ej längre rätt att delta i tävlingar. Medlemsavgift uttages på det sätt styrelsen finner lämpligt.

§ 18 Särskilda verksamheter
Den interna verksamheten består traditionsenligt till stor del av dels en omfattande tävlingsverksamhet, dels produktion och försäljning av en årlig fotokalender, som då äganderättsligt tillhör föreningen. Årsmötet skall besluta om dessa verksamheter skall fortsätta under verksamhetsåret. Om årsmötet inte finner att någon särskild fråga bör avgöras av årsmötet, delegeras verksamheterna i så fall i sin helhet till styrelsen, respektive till utsedd kalendergrupp.

§ 19 Ändring av stadgar
För ändring av dessa stadgar erfordras beslut härom vid två på varandra följande möten varav minst ett skall vara ordinarie årsmöte. Förflyter mindre tid än nittio (90) dagar mellan besluten krävs 2/3 majoritet vid det sist hållna mötet.

§ 20 Föreningens upplösning
Skulle fråga om föreningens upplösning uppstå skall föreningens medlemmar meddelas. Beslut om upplösning skall fattas vid två på varandra följande möten, varav ett ska utgöras av årsmötet. En majoritet av minst 2/3 av de avgivna rösterna erfordras för att klubben skall upplösas. Har beslut om upplösande meddelats deponeras klubbens ekonomiska tillgångar till Östsvenska Fotodistriktet som förvaltar dessa under 5 år. Sker ingen nybildning av klubben inom denna tid, tillfaller de ekonomiska tillgångarna Östsvenska Fotodistriktet efter 5 år. Eventuella inventarier deponeras hos Vetlanda Museum. Om ett antal medlemmar inom ett år efter klubbens upplösande bildar ny klubb med jämförbar målsättning, kan inventarierna överlåtas till denna klubb. Förutsättning är dock att den nybildade klubben konstituerats med godkänd styrelse och att revisorer utsetts. Sker inget om- eller nybildande inom föreskriven tid tillfaller inventarierna Vetlanda Muséum.